Secretaresse Provinciale Waterstaat

Provincie Fryslân

Samenvatting

De Provincie Fryslân is op zoek naar een proactieve en gestructureerde secretaresse voor het domein Provinciale Waterstaat. Deze rol omvat het ondersteunen van bestuurlijke processen en het bevorderen van samenwerking tussen overheden. De secretaresse zal deel uitmaken van het team Advies & Ondersteuning, dat verantwoordelijk is voor strategische, tactische en operationele ondersteuning binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

De secretaresse heeft een breed scala aan taken, waaronder: - Beheren van de mailbox van het secretariaat en afhandelen van inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoontjes. - Coördineren van agenda’s in overleg met teammanagers en medewerkers, inclusief het doen van suggesties voor efficiënte planning. - Opstellen en bewaken van korte- en langetermijnplanningen en zorgen voor tijdige afwikkeling. - Verwerken van verzoeken voor interne en externe afspraken en coördineren van planningen. - Voorbereiden, bijwonen en notuleren van teamoverleggen en bewaken van de uitvoering van actiepunten. - Organiseren van vergaderingen, jubilea, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen. - Regelen van de afhandeling van facturen en ondersteunen bij het opstellen van opdrachten. - Zorgdragen voor een overzichtelijke en gestroomlijnde (online) archivering.

Vereisten

De ideale kandidaat beschikt over: - Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau. - Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie. - Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint. - Basiskennis van ICT en archiveringssystemen. - Een communicatieve en digitale vaardigheid, met een flexibele instelling. - De mogelijkheid om Fries te verstaan en lezen is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

De functie biedt: - Een salaris tussen €2.642,80 en €3.702,39 bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van ervaring en opleiding. - Een jaarcontract voor 32-36 uur met de mogelijkheid tot verlenging. - 22,37% individueel keuzebudget (IKB) dat kan worden ingezet voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, en meer. - Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling met een opleidingsbudget van €6.000. - Uitstekende arbeidsvoorwaarden, inclusief pensioenopbouw, collectieve verzekeringen, en een laptop en telefoon. - Vergoeding voor woon-werkverkeer en flexibele werktijden, met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Over Werkgever

De Provincie Fryslân is een ambitieuze organisatie met meer dan 1.000 medewerkers die zich inzetten voor een sterke en mooie provincie. De focus ligt op het welzijn van de Friese samenleving en het werkgeluk van de medewerkers. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn kernwaarden binnen de organisatie. De provincie hecht veel waarde aan tweetaligheid en de unieke identiteit van Fryslân.