Bestuurssecretaresse

gemeente Schiedam

Samenvatting

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam met diverse secretariële taken. Je bent verantwoordelijk voor het faciliteren van de bestuurders, zodat zij optimaal kunnen inspelen op de behoeften van de stad. Dit omvat onder andere agendabeheer, e-mailbeheer, en het voorbereiden van overleggen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en e-mails, en afspraken plannen.
• Voorbereiden van documenten en overleggen voor de bestuurders.
• Behandelen van telefoontjes en verzoeken, en verstrekken van algemene informatie.
• Zorgdragen voor een gastvrije ontvangst tijdens officiële en informele contactmomenten.
• Signaleren en proactief communiceren over relevante zaken voor het bestuur en de organisatie.
• Meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ontwikkelingen binnen het vakgebied.
• Samenwerken met andere secretaresses en bestuursadviseurs om de ondersteuning van het college te optimaliseren.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als management assistent of bestuurs- en directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Foutloze beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Vaardigheid in het gebruik van gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams.
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerkingsgericht en representatief.
• Bij voorkeur beschikbaar op maandagen en woensdagen.

Arbeidsvoorwaarden

• Mogelijkheid tot verdere ontwikkeling in het secretariële vak.
• Flexibele werktijden en de optie tot deels thuiswerken.
• Werkplek in een gezellige locatie nabij het centrum van Schiedam, goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Salaris tot maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Reiskostentegemoetkoming per kilometer tot 30 km of op basis van openbaar vervoer.
• Opbouw van een ABP-pensioen en vakantiedagen met verlofregelingen voor verschillende levensgebeurtenissen.
• Diverse opleidingsmogelijkheden en trainingen ter ondersteuning van persoonlijke en professionele groei.
• Start met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar, met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Over Werkgever

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente die waarde hecht aan diversiteit en inclusie. Het team Concern- en Bestuurszaken, waar je deel van uitmaakt, bestaat uit ongeveer 20 personen die samenwerken aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. De organisatie bevordert respect, samenwerking en open communicatie, en zet zich in voor gelijke kansen en ontwikkeling voor alle medewerkers, ongeacht hun achtergrond.