Secretaresse Bestuurssecretariaat

gemeente Hilversum

Samenvatting

Als Secretaresse van het bestuurssecretariaat ben je de rechterhand van de wethouders en fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor in- en externe vragen. Je biedt kwalitatieve secretariële ondersteuning en bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, administratieve taken en het organiseren van (online) bijeenkomsten. Je werkt in een dynamische en hectische politieke omgeving en moet in staat zijn om zelfstandig en onder druk te functioneren.

Verantwoordelijkheden

• Beheren en coördineren van agenda's van wethouders.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen, zowel online als fysiek.
• Fungeren als schakel tussen wethouders, gemeentesecretaris, managers en externe relaties.
• Signaleren van knelpunten en meedenken in oplossingen.
• Monitoren van urgente zaken binnen de portefeuille van de wethouders.
• Ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming en procesgang.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in Directiesecretariaat of Managementassistentie.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complexe werkomgeving op bestuursniveau.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Office 365 en Ibabs; kennis van Microsoft Teams is een pre.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden; teamplayer.

Arbeidsvoorwaarden

• Contract van minimaal 32 uur, met een jaarcontract en de intentie tot een vast contract.
• Salaris in schaal 8, variërend van €3.014,- tot €4.244,- bruto per maand op basis van 36 uur per week.
• Maandelijks Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%, variërend van €513,89 tot €723,60 bruto bovenop het salaris.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling via de Hilversum Academie.
• Hybride werkmogelijkheden met een focus op een gezonde werk- en privébalans.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum is een toegankelijke en betrouwbare overheid voor meer dan 93.000 inwoners. De organisatie streeft naar transparantie, betrokkenheid en professionaliteit, en zoekt naar een balans tussen maatwerk en eenvoud. Kernwaarden zijn vertrouwen, eenvoud, betrokkenheid, professionaliteit, inclusiviteit en duurzaamheid. De gemeente moedigt medewerkers aan om te blijven leren en innoveren, en biedt een omgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn, ongeacht achtergrond of identiteit.