Secretaresse Provinciale Waterstaat

Provincie Fryslân

Samenvatting

De Provincie Fryslân zoekt een proactieve en gestructureerde secretaresse voor het domein Provinciale Waterstaat, die verantwoordelijk is voor het beheer van een veilige en hoogwaardige infrastructuur in Fryslân. De secretaresse ondersteunt bestuurlijke processen en bevordert samenwerking tussen overheden, met als doel een goed functionerend openbaar bestuur te waarborgen. De functie is parttime (32-36 uur per week) en biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de mailbox van het secretariaat, inclusief de afhandeling van post, e-mails en telefoontjes.
• Coördineren van agenda’s in overleg met teammanagers en medewerkers, en voorstellen doen voor efficiënte planning.
• Opstellen en bewaken van korte- en langetermijnplanningen en zorgen voor tijdige afwikkeling.
• Verwerken van verzoeken voor interne en externe afspraken, en coördineren van planningen.
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van teamoverleggen, en bewaken van actiepunten.
• Organiseren van vergaderingen, werkbezoeken, en zakelijke evenementen, inclusief faciliteiten.
• Omzetten van afgesproken acties in concrete stappen en samenwerken met andere secretariaten.
• Regelen van de afhandeling van facturen en ondersteunen bij het opstellen van opdrachten.
• Zorgdragen voor een overzichtelijke en gestroomlijnde (online) archivering.

Vereisten

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van automatiseringspakketten, zoals Word, Excel en PowerPoint.
• Basiskennis van ICT en archiveringssystemen.
• Communicatief vaardig en digitaal onderlegd.
• Flexibele instelling en een open, accurate houding.
• Plannen en organiseren zijn sterk ontwikkeld.
• Beheersing van de Friese taal is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen €2.642,80 en €3.702,39 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Jaarcontract voor 32-36 uur, met optie tot verlenging.
• 22,37% individueel keuzebudget (IKB) voor extra verlof of andere voordelen.
• Opleidingsbudget van €6.000 voor persoonlijke ontwikkeling.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, inclusief pensioenopbouw, collectieve verzekeringen, en een laptop en telefoon.
• Vergoeding voor woon-werkverkeer en flexibele werktijden, met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Over Werkgever

De Provincie Fryslân is een ambitieuze organisatie met meer dan 1.000 medewerkers die zich inzetten voor een sterke en mooie Friese samenleving. Het werkgeluk van medewerkers is belangrijk, met nadruk op persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering. De organisatie werkt modern en resultaatgericht, met een focus op samenwerking. Tweetaligheid is een basisprincipe binnen de provincie, wat de unieke identiteit van Fryslân onderstreept.