Managementassistent

gemeente Den Haag

Samenvatting

Als managementassistent bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het managementteam van de Proceseenheid Integraal Projectmanagement (PIP). Je fungeert als het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert agenda's en mailboxen, en organiseert vergaderingen en evenementen. Je proactieve houding en goede agendaplanning zijn essentieel voor de effectiviteit van het management.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van managers door het beheren van agenda's en mailboxen.
• Plannen van afspraken en overleggen met prioritering van taken.
• Voorbereiden van vergaderstukken en rekening houden met wensen van betrokkenen.
• Organiseren van trainingen, jubilea, en afscheid van medewerkers.
• Verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief het versturen van uitnodigingen en regelen van vergaderruimtes.
• Uitvoeren van extra taken afhankelijk van de behoefte, zoals ondersteuning bij wagenparkbeheer en het organiseren van bijeenkomsten.
• Bijdragen aan de Servicedesk en teamleden vervangen indien nodig.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau met aanvullende opleidingen in administratief-ondersteunende en secretariële taken.
• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met notuleren en interesse in de onderwerpen van het IbDH.
• Ruime kennis van het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.
• Vriendelijke, stevige persoonlijkheid met probleemoplossend vermogen en flexibele instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tot € 3.831,- per maand (schaal 7).
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, inzetbaar voor extra verlof of salaris.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.
• Thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke thuiswerkdag.
• Ruimte voor compensatieverlof en diverse opleidingsmogelijkheden.
• Voorzieningen voor een goede werk-privébalans, waaronder een laptop en telefoon.

Over Werkgever

Het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) is een onderdeel van de Dienst Stadsbeheer en houdt zich bezig met de openbare ruimte in Den Haag, waaronder straten, wegen, pleinen, en infrastructuur. Met 250 medewerkers streeft het bureau naar deskundigheid en betrouwbaarheid. Het IbDH is verdeeld in vier clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren, en heeft een team dat verantwoordelijk is voor interne processen en bedrijfsvoering. De organisatie hecht waarde aan een veilige en inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich kunnen inzetten voor de leefbaarheid van de stad.