Managementassistent

gemeente Den Haag

Samenvatting

Als managementassistent bij het Ingenieursbureau Den Haag ondersteun je de managers van de Proceseenheid Integraal Projectmanagement (PIP). Je fungeert als het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert agenda's en mailboxen, plant afspraken en vergaderingen, en zorgt voor de benodigde vergaderstukken. Je organiseert ook evenementen zoals trainingen en jubilea, en ondersteunt bij diverse administratieve taken, waaronder notuleren en het beheren van het wagenpark. Je werkt samen met een klein team in de Servicedesk en vervangt teamleden indien nodig.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailboxen van managers.
• Plannen van afspraken en vergaderingen met prioritering van taken.
• Voorbereiden van vergaderstukken en rekening houden met wensen van betrokkenen.
• Organiseren van trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers.
• Verzorgen van de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Ondersteunen bij wagenparkbeheer en organiseren van bijeenkomsten.
• Redigeren van managementdocumenten en verslaglegging.
• Vervangen van teamleden in de Servicedesk indien nodig.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau met aanvullende opleidingen in administratieve en secretariële taken.
• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met notuleren en interesse in de onderwerpen van het Ingenieursbureau.
• Ruime kennis van Microsoft Office op gebruikersniveau.
• Probleemoplossend vermogen, representatief voorkomen en flexibele instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tot € 3.831,- per maand (schaal 7).
• 144 uur wettelijk en 57,6 uur bovenwettelijk verlof bij een fulltime dienstverband.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris, inzetbaar voor extra verlof of salaris.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.
• Thuiswerkvergoeding van €3,- per dag en ruimte voor compensatieverlof.
• Diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Voorzieningen voor een goede werk-privébalans, waaronder laptop en telefoon.

Over Werkgever

Het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) is een onderdeel van de Dienst Stadsbeheer en richt zich op de openbare ruimte van Den Haag. Met 250 medewerkers werken zij aan projecten zoals straten, wegen, pleinen, en infrastructuur. Het bureau is georganiseerd in vier clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren. Het team Proceseenheid Integraal Bureau Ondersteunen (PIBO) is verantwoordelijk voor interne processen en bedrijfsvoering. Het IbDH streeft naar een inclusieve werkplek waar medewerkers zich kunnen inzetten voor de leefbaarheid van de stad.