Management Assistent

gemeente Hilversum

Samenvatting

Als Management Assistent bij de gemeente Hilversum ondersteun je de afdelingsmanager en teammanagers met diverse administratieve taken. Je beheert agenda's, organiseert (online) bijeenkomsten en biedt ondersteuning bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Je fungeert als sparringpartner voor managers, denkt proactief mee en zorgt voor een efficiënte afhandeling van werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en stukkenstroom van managers.
• Voorbereiden van vergaderingen en administratieve ondersteuning bij inkoopprocedures.
• Organiseren van team- en afdelingsbijeenkomsten, inclusief afscheid en jubilea van medewerkers.
• Ondersteunen bij wervingsprocessen en inwerken van nieuwe medewerkers.
• Logistieke ondersteuning bij overleggen met wethouders.
• Actief samenwerken met collega’s en teammanagers om taken tijdig en efficiënt af te ronden.

Vereisten

• Afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent(e).
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een dynamische en complexe werkomgeving.
• Beschikbaarheid op vrijdag.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheid in Office 365 en snel leren van nieuwe software zoals Ibabs of Zaaksysteem.
• Stressbestendigheid, assertiviteit en een proactieve houding.

Arbeidsvoorwaarden

• Contract van minimaal 32 uur, met een jaarcontract en intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 7, tussen € 2.700 en € 3.831 bruto per maand op basis van 36 uur per week.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%, variërend van minimaal € 460,35 tot maximaal € 653,18 bruto per maand.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling via de Hilversum Academie.
• Hybride werkopties, met een focus op een gezonde werk- en privébalans.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum is een dynamische organisatie die zich richt op het bieden van toegankelijke en betrouwbare dienstverlening aan haar inwoners. Met kernwaarden zoals Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam, streeft de gemeente naar continue verbetering en innovatie. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waarin medewerkers zichzelf kunnen zijn, ongeacht hun achtergrond.