Managementassistent Bestuurssecretariaat

gemeente Zwolle

Samenvatting

De Gemeente Zwolle zoekt een ervaren managementassistent voor het Bestuurssecretariaat, dat de burgemeester en zes wethouders ondersteunt. De rol vereist een proactieve en flexibele houding, waarbij de assistent verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. De functie omvat het beheren van agenda's, het fungeren als aanspreekpunt en het ondersteunen bij vergaderingen. Het dienstverband is voor 32 uur per week met een jaarcontract en de intentie tot een vast dienstverband.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de wethouder en prioriteren van afspraken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties.
• Beheren van meerdere mailboxen en afhandelen van verzoeken.
• Registreren van (digitale) post en verzamelen van achtergrondinformatie.
• Opstellen van conceptantwoorden en zelfstandig verzoeken afhandelen.
• Ondersteunen bij vergaderingen door verslaglegging en het opstellen van actie- en besluitenlijsten.
• Zorgdragen voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie.
• Ondersteunen van administratieve processen, zoals inkooporders en factuurcodering.

Vereisten

• Ruime ervaring als managementassistent met een 'hands on' mentaliteit.
• Proactieve werkhouding en het vermogen om zelfstandig taken op te pakken.
• Goede samenwerkingsvaardigheden en het vermogen om collega's te activeren.
• Representatieve uitstraling en uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Digitale vaardigheden en snel schakelen tussen verschillende systemen.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

• Een afwisselende functie van 32 uur per week met een goede balans tussen thuiswerken en kantoorwerk.
• Jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• Opleidingsbudget voor professionele ontwikkeling.
• Bruto maandsalaris van maximaal € 4.297 (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• 17,05% bovenop het salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB).
• Goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof.
• Budget voor thuiswerkplek, inclusief laptop en telefoon van de gemeente.

Over Werkgever

De Gemeente Zwolle gelooft in samenwerking met inwoners, ondernemers en partners om de kwaliteit van leven te verbeteren. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en hun vaardigheden kunnen verkennen. Zwolle staat bekend om zijn groene omgeving en biedt een dynamische werkplek waar geen dag hetzelfde is. Medewerkers worden aangemoedigd om bij te dragen aan de stad en ervaren voldoening in hun werk.