Directieondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als directieondersteuner bij de Gemeente Amsterdam bied je ondersteuning aan managers op secretarieel gebied. Je beheert agenda's, regelt afspraken, notuleert tijdens vergaderingen en organiseert bijeenkomsten. Je werkt in een gemotiveerd team dat collegialiteit en hard werken waardeert, en je speelt een cruciale rol in de communicatie tussen management en collega's.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en e-mail, inclusief prioriteiten stellen en complexe afspraken afhandelen.
• Notuleren bij bestuurlijke, directie-, management- en afdelingsvergaderingen en opstellen van overzichtelijke samenvattingen.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, zowel klein als groot.
• Voorbereiden van correspondentie en informatie, beheren en distribueren waar nodig.
• Registreren van gegevens in systemen en applicaties, en verzorgen van documentregistratie.
• Ondersteunen van projecten door planningen voor te bereiden en voortgang te bewaken.
• Uitvoeren van aanvullende taken voor diverse teams in opdracht van de teammanager.

Vereisten

• Minimaal een mbo-4 diploma.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse of ondersteuner.
• Ervaring met het creëren van draagvlak binnen een organisatie.
• Uitstekende beheersing van MS Office en MS Teams.
• Competenties:
• Plannen: Efficiënt activiteiten coördineren om doelstellingen binnen een gegeven tijdsbestek te behalen.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan gezamenlijke resultaten en teamrelaties.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk en in hectische omgevingen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Hybride werken met de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering, en een mobiele werktelefoon en laptop.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft ernaar een goede werkgever te zijn die diversiteit waardeert en een personeelsbestand wil dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt. De Directie Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR) is onderdeel van Cluster Stadsbeheer en richt zich op het verbeteren van de leefbaarheid en veiligheid in Amsterdam. Met meer dan 300 handhavers werkt THOR aan een veilige openbare ruimte, waarbij samenwerking met politie en stadsdelen essentieel is. De afdeling Ondersteuning Operatie, waar je komt te werken, bestaat uit ongeveer 65 collega's die zich inzetten om handhavers in de stad te faciliteren.