Secretaresse Cluster Pmo

gemeente Leiden

Samenvatting

Als secretaresse binnen het cluster Participatie en Maatschappelijke Ontwikkeling (PMO) van de Gemeente Leiden ben je een cruciale schakel in het sociaal domein. Je ondersteunt het managementteam en fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega's. Je taken omvatten agendabeheer, notuleren van vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en het signaleren van knelpunten. Je werkt samen met een team van secretaresses en draagt bij aan de voortgang van gemaakte afspraken.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Efficiënt inplannen van digitale en fysieke afspraken.
• Vergaderingen: Voorbereiden, ondersteunen en notuleren van MT-overleggen en andere vergaderingen.
• Voortgangsbewaking: Herkennen van prioriteiten en bewaken van de voortgang van afspraken.
• Organisatie: Organiseren van (team)bijeenkomsten en werksessies.
• Knelpunten signaleren: Actief bijdragen aan verbeteracties binnen het team.
• Verzuimverwerking: Verwerken van verzuim- en herstelmeldingen.
• Gastontvangst: Ontvangen van bezoekers en reserveren van vergaderlocaties.

Vereisten

• Opleiding: Afgeronde relevante mbo-opleiding.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar secretariële ervaring, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Vaardigheden: Uitstekende beheersing van MS Office en vloeiende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Persoonlijke eigenschappen: Enthousiast, stressbestendig, flexibel, nauwkeurig, integer, samenwerkingsgericht en communicatief sterk.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris: Maximaal € 3.831,00 bruto per maand (schaal 7).
• Contract: 36 uur per week voor de duur van één jaar, met mogelijkheid tot vaste aanstelling.
• Reiskosten: Tegemoetkoming in reiskosten of gebruik van een NS-Business Card.
• Werkomgeving: Professionele sfeer met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.
• Individueel Keuzebudget: 17,05% bovenop het salaris voor eigen keuzes zoals extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Ouderschapsverlof: Gedeeltelijk betaald bovenop de wettelijke regeling.
• Pensioen: Deelname aan het ABP-pensioenfonds en jaarlijkse tegemoetkoming in ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: Mogelijkheid tot thuiswerken met een vergoeding van €3,00 per dag.

Over Werkgever

De Gemeente Leiden is een levendige, sociale en ondernemende organisatie die zich richt op kennis en cultuur. De gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met ruimte voor vernieuwende ideeën. Medewerkers worden aangemoedigd om zelfstandig en professioneel te werken. De gemeente streeft naar een wendbare organisatie die een goede afspiegeling is van de diverse inwoners, en verwelkomt medewerkers die bijdragen aan een duurzame en sociale toekomst.