Bestuurssecretaresse

gemeente Schiedam

Samenvatting

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam bij secretariële taken. Je bent verantwoordelijk voor het faciliteren van de bestuurders, zodat zij optimaal kunnen inspelen op de behoeften van de stad. Je werkt nauw samen met andere secretaresses, bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie om een efficiënte ondersteuning te waarborgen.

Verantwoordelijkheden

• Complex agendabeheer en e-mailbeheer.
• Plannen van afspraken en doornemen van de agenda met de bestuurder.
• Uitvoeren van secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen.
• Behandelen van telefoontjes en verstrekken van algemene informatie.
• Klaarzetten van documenten voor de bestuurder.
• Zorgdragen voor een gastvrije ontvangst tijdens officiële en minder officiële contactmomenten.
• Proactief signaleren en communiceren over relevante zaken voor het bestuur en collega's.
• Meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ontwikkelingen in het vakgebied bijhouden.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als management assistent of bestuurs- & directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Vloeiend Nederlands in zowel spraak als schrift.
• Bekwaamheid in gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams.
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerkend en representatief.
• Bij voorkeur beschikbaar op maandagen en woensdagen.

Arbeidsvoorwaarden

• Mogelijkheid tot verdere ontwikkeling in het secretariële vak.
• Flexibele werktijden en deels thuiswerken mogelijk.
• Werkplek op een goed bereikbare locatie in Schiedam.
• Salaris tot € 4.297 bruto per maand bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Reiskostentegemoetkoming en opbouw van een ABP-pensioen.
• Vakantiedagen en verlofregelingen afgestemd op levensgebeurtenissen.
• Diverse opleidingsmogelijkheden en trainingen ter ondersteuning van persoonlijke en professionele groei.
• Start met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar, met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Over Werkgever

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente die waarde hecht aan diversiteit en inclusie. Het team Concern- en Bestuurszaken, bestaande uit ongeveer 20 personen, werkt samen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. De organisatie biedt ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en open communicatie centraal staan.