Managementassistent Gebiedsteam Zuidwest

gemeente Haarlem

Samenvatting

De organisatie zoekt een Managementassistent voor het gebiedsteam Zuidwest, die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van de gebiedsmanager en het team. De rol omvat agendabeheer, correspondentie, administratie, relatiebeheer en het organiseren van bijeenkomsten. De functie vraagt om een proactieve en communicatieve instelling, met een focus op samenwerking en ondersteuning binnen een complexe organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de gebiedsmanager met agendabeheer en het plannen van afspraken met interne en externe stakeholders.
• Beheren van correspondentie, inclusief registratie, archivering en afhandeling.
• Administratieve ondersteuning bieden aan het team, inclusief documentregistratie in Verseon.
• Aanspreekpunt zijn voor interne en externe stakeholders, zoals burgers en wijkraden.
• Beheren van contracten en facturen, inclusief het aanmaken van verplichtingen en inkooporders.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van de voortgang van acties en processen, waaronder subsidieverlening.
• Voorbereiden en vastleggen van afspraken tijdens overleggen en het organiseren van bijeenkomsten.
• Vervullen van representatieve taken indien nodig.

Vereisten

• MBO+ diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Bekendheid met digitaal vergaderen en keten denken.
• Vaardigheid in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite te leren.
• Competenties zoals stressbestendigheid, communicatie, humor en flexibiliteit zijn essentieel.
• Proactieve en hulpvaardige houding, met de bereidheid om om hulp te vragen indien nodig.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) over het bruto salaris, dat kan worden besteed aan persoonlijke voorkeuren zoals extra verlof of opleidingen.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit ongeveer 90 medewerkers en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort, met een focus op maatschappelijke opgaven en samenwerking binnen de stad. De organisatie streeft naar een inclusieve werkomgeving waar diversiteit wordt gewaardeerd en medewerkers zich kunnen ontwikkelen. De organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken, met als doel betere dienstverlening aan inwoners en partners.