Managementassistent

gemeente Velsen

Samenvatting

Als managementassistent binnen het domein Fysieke Leefomgeving van de gemeente Velsen ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van het managementteam. Je werkt in een collegiale omgeving waar samenwerking en korte lijnen centraal staan. Je taken omvatten agendabeheer, mailboxbeheer, het organiseren van evenementen, on- en offboarding van medewerkers, en notuleren bij vergaderingen. Je bent de proactieve schakel tussen de managers en de medewerkers en draagt bij aan de professionalisering van het secretariaat.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Zorgdragen voor een overzichtelijke en up-to-date agenda.
• Mailboxbeheer: Beheren van inkomende en uitgaande e-mails, inclusief prioriteren en deels beantwoorden.
• Organiseren van evenementen: Plannen en coördineren van bijeenkomsten en evenementen voor teams of het domein.
• On- en offboarding: Faciliteren van de in- en uitstroom van medewerkers.
• Notuleren: Vastleggen van belangrijke acties tijdens project- en teamvergaderingen.
• Proactieve ondersteuning: Bieden van ondersteuning aan het managementteam en medewerkers waar nodig.

Vereisten

• Opleiding: Afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau.
• Ervaring: Bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie en met bestuurlijke dynamiek.
• Vaardigheden:
• Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig actie te ondernemen.
• Uitstekende plannings- en organisatievaardigheden.
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Probleemoplossend vermogen en oplossingsgericht denken.
• Teamspeler die graag samenwerkt en collega’s ondersteunt.

Arbeidsvoorwaarden

• Contract: Arbeidsovereenkomst voor één jaar met de intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris: Maximaal €3.831,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7).
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van het salaris, vrij te besteden.
• Hybride werken: Flexibiliteit in waar, wanneer en hoe je werkt.
• Vergoedingen: Reiskostenvergoeding en thuiswerkkosten.
• Pensioen: Goede pensioenvoorziening bij ABP.
• Opleidingsmogelijkheden: Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Teamactiviteiten: Borrels, teamuitjes en activiteiten met de personeelsvereniging.

Over Werkgever

De gemeente Velsen is een overzichtelijke organisatie met een dynamische werkomgeving. Met ruim 500 medewerkers werkt de gemeente aan de ontwikkeling van een vitale en leefbare gemeenschap voor bijna 70.000 inwoners. De organisatie staat bekend om korte lijnen, een collegiale sfeer en de mogelijkheid om bij te dragen aan veelzijdige vraagstukken binnen de gemeente.