Managementassistent Gebiedsteam Schalkwijk

gemeente Haarlem

Samenvatting

Als Managementassistent voor het gebiedsteam Schalkwijk ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de gebiedsmanager en het team. Je houdt je bezig met agendabeheer, het plannen van afspraken met interne en externe stakeholders, en het verzorgen van correspondentie en documentregistratie. Je bent ook verantwoordelijk voor contract- en factuurbeheer, het opstellen van brieven, en het voorbereiden van overleggen. Je fungeert als aanspreekpunt voor diverse belanghebbenden en draagt bij aan een goede administratieve organisatie binnen het team.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de gebiedsmanager met agendabeheer en het plannen van afspraken.
• Reserveren van ruimten en afhandelen van correspondentie.
• Registreren en archiveren van documenten in Verseon.
• Beheren van de gebiedspagina op Insite en betrokken zijn bij lokale ontwikkelingen.
• Relatiebeheer met interne en externe stakeholders, zoals burgers en wijkraden.
• Beheren van contracten en facturen, inclusief het aanmaken van inkooporders en het bewaken van termijnen.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van in- en externe bijeenkomsten en vervullen van representatieve taken.

Vereisten

• MBO+ diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Bekendheid met digitaal vergaderen en keten denken.
• Vaardigheid in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en sociale media.
• Bereidheid om digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite eigen te maken.
• Competenties zoals stressbestendigheid, communicatie, humor, en een flexibele instelling.
• Betrokkenheid bij de stad en specifiek Schalkwijk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 28 uur per week met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) bovenop het bruto salaris, waarmee je arbeidsvoorwaarden kunt samenstellen.
• Hybride werkmogelijkheden met ondersteuning voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit ongeveer 90 medewerkers, verdeeld over drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort, gericht op maatschappelijke opgaven en de implementatie van actuele programma’s zoals de Omgevingswet en duurzaamheid. De gebiedsteams zijn actief in de stad en werken samen met diverse partners om aan de behoeften van de gemeenschap te voldoen. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkplek.