Directie Assistent

gemeente Amsterdam

Samenvatting

De functie van directie assistent bij de gemeente Amsterdam richt zich op het bieden van proactieve en organisatorische ondersteuning aan het directieteam van Werk, Participatie en Inkomen. De rol omvat het efficiënt beheren van agenda's, het afhandelen van correspondentie, en het organiseren van vergaderingen en werkbezoeken. De directie assistent fungeert als schakel tussen de directie en collega's of de Amsterdammer, en speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken binnen het team.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's van de directieleden, inclusief het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Organiseren van interne en externe vergaderingen, inclusief het regelen van locaties en catering.
• Behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en zorgen voor tijdige opvolging.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de directie.
• Ondersteunen bij het opstellen van verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Signaleren van onregelmatigheden en doen van verbetervoorstellen voor werkprocessen.
• Nauw samenwerken met de directieadviseur en taken van afwezig collega’s waarnemen.

Vereisten

• Afgeronde opleiding of training op hbo-niveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als zelfstandig werkende directie assistent of managementassistent, bij voorkeur binnen een gemeente of overheidsorganisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer in Outlook, inclusief het beheren van afspraken met meer dan 15 personen.
• Bekendheid met diverse applicaties, waaronder iBabs.
• Competenties:
• Plannen en coördineren van activiteiten.
• Klantgerichtheid en het inspelen op wensen van klanten.
• Samenwerken en bijdragen aan een constructieve teamdynamiek.
• Stressbestendigheid en effectief functioneren onder druk.
• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen handelen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met mogelijkheden voor verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Hybride werken met de mogelijkheid om deels thuis en deels op kantoor te werken.
• Voorzieningen zoals een mobiele telefoon en laptop.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkplek waar verschillen tussen collega's worden gekoesterd. De directies Werk, Participatie en Inkomen bestaan uit meer dan 2000 medewerkers die verantwoordelijk zijn voor inkomensondersteuning, armoedebestrijding en participatie van Amsterdammers met een uitkering. Het secretariaat van de afdeling Beleid en Kwaliteit speelt een cruciale rol in de ondersteuning van de directeuren en het management, en draagt bij aan de dienstverlening aan de inwoners van Amsterdam.