Managementassistent

gemeente Groningen

Samenvatting

Als senior managementassistent binnen de directie Maatschappelijke Ontwikkeling ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van leidinggevenden door middel van organisatie, communicatie en proactieve taken. Je speelt een cruciale rol in het faciliteren van een soepele bedrijfsvoering en het adviseren van het college van B&W over beleid dat impact heeft op de inwoners van Groningen.

Verantwoordelijkheden

Je verantwoordelijkheden omvatten: - Beheer van complexe agenda's. - Aanmelden van nieuwe collega's en aanvragen van voorzieningen. - Beantwoorden van telefoongesprekken, screenen en doorverbinden, en zelfstandig afhandelen van vragen en informatieverzoeken. - Openen, sorteren en verdelen van inkomende correspondentie, inclusief e-mail, en voorbereiden van antwoorden. - Verzorgen van uitgaande correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten. - Notuleren van afspraken en opvolgen van actiepunten. - Organiseren van bijeenkomsten. - Inboeken en verwerken van orders en facturen in het financiële programma Dafinci.

Vereisten

Voor deze rol is het belangrijk dat je: - Minimaal 5 jaar ervaring hebt in een vergelijkbare functie met bewezen nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden. - Proactief en zelfstandig werkt, maar ook een teamspeler bent. - Uitstekende communicatieve vaardigheden hebt, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands. - Bekend bent met MS Office en andere relevante softwaretoepassingen. - In staat bent om te multitasken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Afhankelijk van opleiding en ervaring ontvang je: - Een salaris tot maximaal €3.784,- bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 7, HR21 normfunctie medewerker administratief en secretarieel II). - Een jaarcontract met kans op verlenging. - Een individueel keuzebudget van 17,05% bovenop je salaris, met keuze voor jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling. - Een werkweek van 32 tot 36 uur, met de mogelijkheid om eigen werktijden in te delen en deels thuis te werken. - Mogelijkheden voor persoonlijke groei via het digitale forum ‘Groningen leert’. - Een telefoon, iPad of laptop.

Over Werkgever

De gemeente Groningen streeft ernaar om een gezonde, sociale en groene omgeving te creëren waar inwoners veilig kunnen opgroeien en waar duurzame groei wordt nagestreefd. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan zinvol werk met zichtbaar resultaat voor de inwoners. De organisatie biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en uitdaging in een dynamische werkomgeving.