Secretaresse Vvh

gemeente Zoetermeer

Samenvatting

Als secretaresse binnen de afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving van de Gemeente Zoetermeer ben je de steun en toeverlaat van het team. Je biedt professionele ondersteuning in een dynamische werkomgeving, waar je verantwoordelijk bent voor diverse secretariële taken en bijdraagt aan een veilige en leefbare gemeente.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s van managers en maken van afspraken.
• Secretariële ondersteuning bij vergaderingen, inclusief opstellen van agenda’s, verzamelen van stukken, verzenden van uitnodigingen, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Coördineren en bewaken van bestuurlijke stukken en ambtelijke adviezen.
• Registreren en coördineren van ziekmeldingen, klachten, facturen en andere logistieke zaken.
• Opvangen en afhandelen van meldingen en verzoeken via telefoon, mail of post.
• Uitvoeren van administratieve taken, zoals correspondentie en het beheren van het zaaksysteem.
• Ondersteunen van interne communicatie, waaronder het opstellen van de nieuwsbrief en organiseren van bijeenkomsten.
• Assisteren bij diverse veiligheidsprojecten en bijdragen aan een succesvolle afronding.

Vereisten

• Minimaal mbo niveau 4 werk- en denkniveau met een afgeronde opleiding in secretariële dienstverlening.
• Bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke organisatie en met de genoemde werkzaamheden.
• Stressbestendigheid en het vermogen om te improviseren en te relativeren.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Uitstekende sociale vaardigheden en een klantgerichte instelling.
• Digitale vaardigheden, met kennis van MS Teams en Office-pakketten.

Arbeidsvoorwaarden

• Een functie binnen schaal 6 met een salaris tot €3.524.
• Een werkweek van 28 tot 36 uur.
• Een collegiale en ondersteunende werkomgeving met korte lijnen.

Over Werkgever

De Gemeente Zoetermeer is verantwoordelijk voor diverse taken binnen de gemeentelijke organisatie, waaronder veiligheid, vergunningen en handhaving. De afdeling bestaat uit twee teams en kenmerkt zich door een collegiale sfeer, waar samenwerking en resultaatgericht werken centraal staan.