Directiesecretaresse

gemeente Helmond

Samenvatting

De Gemeente Helmond is op zoek naar een Directiesecretaresse die ondersteuning biedt aan de directie en fungeert als aanspreekpunt voor twee directeuren. De rol vereist een proactieve en servicegerichte houding, waarbij de secretaresse deel uitmaakt van het bestuurs- en directiesecretaresseteam en nauw samenwerkt met verschillende afdelingen. De organisatie hecht waarde aan een goede werk-privébalans en biedt mogelijkheden voor thuiswerken en flexibele werktijden.

Verantwoordelijkheden

• Secretariële ondersteuning: Bieden van organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan de directeuren, inclusief het regelen van praktische zaken zoals bloemen en kaartjes.
• E-mailbeheer: Beheren van de mailbox, inclusief het signaleren van belangrijke en urgente e-mails en het toevoegen van benodigde informatie voor de afhandeling.
• Agendabeheer: Opstellen en bewaken van de agenda van de directeuren, met prioritering op basis van inhoud en politieke verhoudingen.
• Correspondentie: Afhandelen van correspondentie met inschatting van belang en urgentie, en het toevoegen van relevante informatie.
• Vergaderingen: Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief coördinatie van deelnemers en faciliteiten.
• Gegevensverwerking: Omzetten van gegevens in overzichten, tabellen of grafieken en voorbereiden van presentaties.
• Zelfstandigheid: Fungeren als buffer tussen de interne organisatie en externe omgeving, met het vermogen om verbanden te leggen en belangen in te schatten.
• Teamplayer: Samenwerken met collega's binnen het team en elkaar ondersteunen waar nodig.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie, met focus op secretariële werkzaamheden.
• Servicegerichte en dienstverlenende instelling.
• Goede schriftelijke en sociale vaardigheden.
• Kennis van automatiseringssystemen zoals Office, Microsoft Teams, Djuma, ERP7 en NOTU Box.
• Proactieve en flexibele houding, met zelfbewustzijn, integriteit en assertiviteit.
• Vermogen om hulp te bieden en te vragen, en grenzen te bewaken.

Arbeidsvoorwaarden

De functie biedt een salaris tussen € 2.700 en € 3.831 op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring. De Gemeente Helmond stimuleert een goede werk-privébalans met mogelijkheden voor thuiswerken en flexibele werktijden. Er is een uitgebreid onboardingsprogramma en toegang tot diverse cursussen en trainingen via de Helmond Academie.

Over Werkgever

De Gemeente Helmond is een dynamische organisatie die zich continu ontwikkelt en gericht is op verbinding, vertrouwen en waardering. De organisatie omarmt diversiteit en kijkt verder dan alleen het CV van kandidaten, met oprechte interesse in de kwaliteiten van medewerkers. Helmond is een stad in beweging en de gemeente streeft naar een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën.