Directieondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Directieondersteuner ben je de rechterhand van de directeur van Verkeer & Openbare Ruimte in Amsterdam. Je zorgt voor een soepele gang van zaken en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen. De functie is dynamisch en vereist dat je soepel schakelt tussen lange termijnplanning en dringende verzoeken. Je bent stressbestendig, flexibel en denkt proactief. Samen met een collega-directieondersteuner deel je de verantwoordelijkheden en zorg je voor een efficiënte ondersteuning van de directie.

Verantwoordelijkheden

• Beheer van complexe agenda's en e-mails, inclusief ad-hoc situaties en lange termijnplanning.
• Ondersteuning bij financiële administratie, zoals offertes, facturatie en declaraties.
• Uitvoering van P&O-taken en ICT-aangelegenheden.
• Organisatie van bijeenkomsten en evenementen, zoals heidagen en borrels.
• Voorbereiding van vergaderingen, inclusief digitaal notuleren en verslaglegging.
• Coördinatie van documenten en voorbereidende stukken voor vergaderingen.
• Proactief meedenken en anticiperen op behoeften en verzoeken.

Vereisten

• Een relevante afgeronde MBO-4 opleiding met HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring als directieondersteuner, personal assistant, office manager of in een vergelijkbare rol.
• Ervaring met complexe agenda's en het combineren van korte- en langetermijnplanning.
• Goede beheersing van MS Office en tools voor agendabeheer.
• Ervaring met notuleren.
• Bereidheid om voornamelijk op kantoor te werken.

Competenties die vereist zijn: - Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten binnen tijdsbestek. - Initiatief: Zelfstandig kansen signaleren en verbeteringen doorvoeren. - Klantgerichtheid: Inspelen op wensen en behoeften van de klant. - Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk. - Analytisch vermogen: Hoofd- en bijzaken onderscheiden en logische verbanden leggen. - Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaten en sfeer.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.359,- en € 4.811,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een thuiswerkvergoeding.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

De organisatie streeft ernaar een goede werkgever te zijn die diversiteit waardeert en een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Het team managementondersteuning bestaat uit ongeveer 25 medewerkers die werken voor de directie Verkeer en Openbare Ruimte, die verantwoordelijk is voor de bereikbaarheid, veiligheid en kwaliteit van de openbare ruimte in Amsterdam. De organisatie is continu in ontwikkeling en past zich aan aan de veranderende behoeften van de stad en haar bewoners.