Directiesecretaresse

gemeente Rotterdam

Samenvatting

Als Directiesecretaresse bij de gemeente Rotterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en ontzorging van de (concern)directeur. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband en bent proactief in het organiseren van afspraken en bijeenkomsten. Je beheert een complexe agenda, filtert e-mails en vergaderstukken, en anticipeert op de behoeften van de directeur en het team. Je hebt een belangrijke rol in het functioneren van het cluster Stadsontwikkeling en zorgt voor een efficiënte samenwerking met collega’s.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de complexe agenda van de (concern)directeur.
• Afhandelen van e-mails en vergaderstukken, waarbij je zelfstandig acties onderneemt.
• Voorbereiden van wekelijkse agendaoverleggen, inclusief het bieden van overzicht en oplossingen voor knelpunten.
• Organiseren van afspraken en bijeenkomsten die de directie ten goede komen.
• Notuleren van overleggen indien nodig.
• Vervangen van collega's in het team bij afwezigheid.
• Onderhouden van relaties en anticiperen op belangrijke onderwerpen en dossiers.

Vereisten

• Afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in de richting van secretaresse.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Sterke planningsvaardigheden en accuraatheid in het omgaan met vertrouwelijke stukken.
• Kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams, en andere gemeentelijke systemen zoals IBABS, ValidSign, en DIVA.
• Flexibiliteit en resultaatgerichtheid, met een proactieve en ondernemende instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3052 en € 4297 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis of op locatie te werken.
• 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, of reiskosten.
• Optimalisatie van (thuis)werkfaciliteiten.
• Contract voor bepaalde tijd met de mogelijkheid tot een vast dienstverband.
• OV-mobiliteitskaart voor duurzame reisopties.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP pensioenregeling, waarbij de gemeente 70% van de pensioenpremie betaalt.

Over Werkgever

De gemeente Rotterdam biedt een dynamische werkomgeving waar medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen om hun ideeën te realiseren. Het is een organisatie die diversiteit en inclusie hoog in het vaandel heeft staan en medewerkers aanmoedigt om samen te werken aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Werken voor Rotterdam betekent bijdragen aan de groei en ontwikkeling van de stad en jezelf.