Managementassistent(E)

gemeente Meerssen

Managementassistent(e) | Gemeente Meerssen

Functieomschrijving

De Gemeente Meerssen is op zoek naar een Managementassistent(e) voor de afdeling Samenleving (0,7 fte). In deze rol ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse secretariële ondersteuning van de manager en medewerkers van de afdeling.

Taken

• Agendabeheer: Beheren van de complexe agenda van de manager, inclusief coördinatie en prioritering van afspraken.
• Ondersteuning medewerkers: Helpen bij agendabeheer en het vastleggen van vergaderruimtes.
• Correspondentie: Behandelen en verwerken van e-mails, brieven en andere communicatie.
• Organisatie van bijeenkomsten: Organiseren, coördineren, bijwonen en notuleren van (bestuurlijke) overleggen.
• Projectondersteuning: Bieden van ondersteuning bij diverse projecten.
• Procesoptimalisatie: Signaleren en organiseren van efficiëntere werkprocessen, met een focus op digitalisering.

Samenwerking

Je werkt samen met de managementassistentes van de afdelingen Ruimte en Bedrijfsvoering, en hebt regelmatig contact met het bestuurssecretariaat voor afstemming van agenda’s. Bij afwezigheid van een collega neem je diens taken waar, waarbij goede onderlinge afspraken essentieel zijn.

Vereisten

• Opleiding: Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring: Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de overheid.
• Affiniteit: Interesse in het sociaal domein, kunst, cultuur, toerisme, openbare orde en veiligheid, GGD, en accommodatiebeleid.
• Communicatieve vaardigheden: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Politieke sensitiviteit: Inzicht in organisatie- en bestuurlijke verhoudingen, en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Persoonlijke eigenschappen

Je bent proactief, verantwoordelijk en daadkrachtig. Je kunt goed schakelen in een dynamische werkomgeving en weet structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Digitaal werken is voor jou vanzelfsprekend, en je leert nieuwe applicaties en systemen snel eigen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris: Inschaling in schaal 7, maximaal €3.784,- op basis van een fulltime dienstverband (salarispeil per 1 januari 2024).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 17,05% van het bruto jaarsalaris, vrij te besteden.
• Arbeidsovereenkomst: Aanvankelijk voor 1 jaar, met de intentie tot een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.
• Adv-opbouw: 4 uur adv per week, die kan worden ingezet als verlof.
• Secundaire voorwaarden: Pensioenopbouw bij ABP, flexibele werkindeling, hybride werken, en ontwikkelmogelijkheden.

Werkplek

De gemeente Meerssen bestaat uit drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Ruimte en Samenleving, met in totaal ongeveer 130 medewerkers.