Managementassistent Directeur Fysiek Domein

gemeente Haarlem

Samenvatting

Als Managementassistent van de directeur fysiek domein ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de directeur en het directiesecretariaat. Je speelt een essentiële rol in de organisatie van het werk binnen het fysiek domein, waarbij je goed op de hoogte moet zijn van de activiteiten en verantwoordelijkheden. Je beheert de agenda van de directeur, organiseert bijeenkomsten en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur fysiek domein en het directiesecretariaat.
• Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten, inclusief logistiek en verslaglegging.
• Beheren van agenda’s en e-mailboxen, en afhandelen van telefoontjes.
• Initiëren van acties en geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur.
• Notuleren van overleggen en opvolgen van actiepunten.
• Flexibel inspelen op onverwachte veranderingen in de agenda.

Vereisten

• Minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring op directie- en bestuurssecretariaten is een pré; minder ervaren kandidaten met een nieuwsgierige instelling zijn ook welkom.
• Goede notuleervaardigheden en ervaring met software zoals Outlook, Word, IBABS, en sociale media.
• Inzicht in politieke en ambtelijke verhoudingen, met affiniteit voor het fysiek domein.
• Zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig kunnen werken onder hoge werkdruk.
• Integriteit, flexibiliteit en een voorkeur voor dynamiek in het werk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week met een jaarcontract, dat bij goed functioneren kan worden omgezet in een vast contract.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) bovenop het bruto salaris, waarmee je arbeidsvoorwaarden kunt aanpassen aan persoonlijke voorkeuren.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerk.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De afdeling Bestuur en Communicatie fungeert als schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren, met een focus op het initiëren en faciliteren van gesprekken met de gemeenschap. Het team bestaat uit vier ondersteuners die elkaar taken waarnemen en gezamenlijk zorgen voor een soepel functionerend directiesecretariaat. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich thuis voelt. De organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken, met als ambitie een betere dienstverlening aan inwoners en partners.