Samenvatting

De Gemeente Utrecht zoekt een Managementassistent voor 32-36 uur per week. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van managers en teams door het beheren van agenda's, notuleren van vergaderingen, organiseren van evenementen en uitvoeren van ondersteunende HRM-taken. Je werkt binnen het secretariaat van Directiezaken en maakt deel uit van een team van vier andere managementassistenten.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en afdelingsmailboxen, met een focus op prioriteiten en heldere communicatie.
• Notuleren van vergaderingen binnen de afdeling bedrijfsvoering.
• Bestellen van kantoorartikelen en andere benodigdheden.
• Afspraken maken voor interne en externe contacten.
• Organiseren van grote bijeenkomsten en evenementen, inclusief locatiebeheer.
• Deelnemen aan bijeenkomsten van Netwerk Assistenten Utrecht (NAU) en assistenten van Stadsbedrijven.
• Verwerken van post in het Zaaksysteem.
• Ondersteunen van HRM-taken, zoals sollicitatieprocedures en indiensttreding van nieuwe medewerkers.
• Meewerken aan projecten als assistent waar nodig.

Vereisten

• Relevante ervaring in een vergelijkbare functie, met sterke organisatorische vaardigheden.
• Proactieve houding en het vermogen om deadlines te bewaken.
• Goede communicatieve vaardigheden voor het geven en ontvangen van feedback.
• Nauwkeurigheid en stressbestendigheid in een dynamische werkomgeving.
• Een mbo-opleiding is vereist.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.666,- en € 3.784,- op basis van 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de intentie tot een vast dienstverband.
• Mogelijkheid tot hybride werken met een goede thuiswerkplek, inclusief laptop en bureau.
• Salarisverhoging van 1,25% per 1 oktober.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht is een diverse en inclusieve organisatie die talent en samenwerking hoog in het vaandel heeft staan. De organisatie streeft naar innovatie en creativiteit door diversiteit te omarmen. Het secretariaat van Directiezaken, waar de Managementassistent komt te werken, is een ondersteunende schakel binnen de afdeling Bedrijfsvoering en speelt een cruciale rol in de dagelijkse operaties van de gemeente.