Griffiemedewerker

gemeente Alkmaar

Samenvatting

De Gemeente Alkmaar zoekt een Griffiemedewerker die administratieve en organisatorische ondersteuning biedt aan de gemeenteraad. De functie vereist zelfstandigheid en nauwkeurigheid in het uitvoeren van secretariële, logistieke en administratieve taken. De Griffiemedewerker is verantwoordelijk voor het faciliteren van het vergaderproces, het beheren van de stukkenstroom en het ondersteunen van raads- en commissieleden.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de griffier en het griffieteam bij secretariële, logistieke en administratieve werkzaamheden.
• Opstellen van agenda's, regelen van vergaderlocaties en catering, en beheren van inkomende stukken.
• Inrichten en bijhouden van het raadsinformatiesysteem en helpen van raadsleden bij het vinden van documenten.
• Voorbereiden en afhandelen van raads- en commissievergaderingen en raadsinformatiebijeenkomsten.
• Vastleggen van besluiten, moties en amendementen tijdens vergaderingen in een besluitenlijst.
• Fungeren als vraagbaak voor raadsleden, inwoners en de gemeentelijke organisatie.
• Bewaken van doorlooptijden van vragen en zorgen voor tijdige afhandeling.
• Organiseren van activiteiten zoals “gast van de raad” en schoolbezoeken.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Nauwkeurigheid, geordendheid en alertheid.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Proactieve houding en hoge kwaliteitsstandaard in het werk.
• Flexibiliteit om buiten kantoortijden te werken, inclusief avonden.
• Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen.
• Onafhankelijke en neutrale rol ten opzichte van raadsleden.

Arbeidsvoorwaarden

• Een uitdagende functie binnen een klein team met een focus op samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid.
• Flexibele werktijden en een passend salaris (schaal 8).
• Individueel Keuzebudget van 17,05%.
• Start met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor één jaar, met mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren.

Over Werkgever

De Gemeente Alkmaar is een dynamische en historische gemeente met een gemeenteraad van 39 raadsleden. De griffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en is in ontwikkeling van een administratieve naar een strategische rol. Het team bestaat uit de griffier, raadsadviseurs en griffiemedewerkers, die gezamenlijk de gemeenteraad en commissieleden ondersteunen. De organisatie biedt ruimte voor eigen initiatieven en persoonlijke ontwikkeling in een inspirerende werkomgeving.