Senior Managementondersteuner Directeur Bestuurs- En Managementadvisering

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Senior Managementondersteuner van de directeur Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) ben je verantwoordelijk voor het beheren van de complexe agenda en mailbox van de directeur. Je werkt proactief en strategisch om ervoor te zorgen dat de directeur haar tijd efficiënt kan inzetten en dat processen soepel verlopen. Je draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving en ondersteunt bij het voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda en mailbox van de directeur, inclusief het inplannen van afspraken.
• Voorbereiden van digitale vergadermappen en zorgen voor tijdige aanwezigheid van benodigde documenten.
• Coördineren van onboarding van nieuwe medewerkers en regelen van catering voor bijeenkomsten.
• Uitvoeren van financiële administratieve taken zoals het beheren van offertes en facturen.
• Signaleren van onregelmatigheden in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen.
• Vervangen van collega’s bij afwezigheid en samenwerken met andere ondersteuners binnen de organisatie.

Vereisten

• Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner in een formele bestuurlijke omgeving, zoals een overheidsinstantie of non-profitorganisatie.
• Kennis van en ervaring met Microsoft 365 en andere digitale systemen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Competenties zoals anticiperen, flexibiliteit, omgevingsbewustzijn, en samenwerkingsvaardigheden zijn essentieel.
• HBO werk- en denkniveau.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.359,- en € 4.811,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP en reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Thuiswerkvergoeding en hybride werkopties.

Over Werkgever

De directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) adviseert vanuit bestuurlijk perspectief en werkt aan integrale en ontwikkelingsgerichte oplossingen voor de stad Amsterdam. De organisatie streeft naar een divers personeelsbestand dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt, en biedt een open en inclusieve werkomgeving waar verschillen worden gekoesterd.