Projectsecretaris

gemeente Groningen

Samenvatting

De gemeente Groningen zoekt een Projectsecretaris die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van projectleiders en programmamanagers. De rol omvat het geven van tactisch advies, voorbereiden van vergaderingen, opstellen van voortgangsrapportages, en het verbeteren van processen. De Projectsecretaris zal ook betrokken zijn bij archiefbeheer en het opzetten van een projectmanagementoffice (PMO). De functie biedt de mogelijkheid om bij te dragen aan belangrijke projecten, waaronder de implementatie van een nieuw financieel systeem.

Verantwoordelijkheden

• Tactisch advies geven aan programmamanagers en projectleiders.
• Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van notulen.
• Opstellen van voortgangsrapportages en administratieve structuren.
• Budgetbewaking en vergaderplanning.
• Actiecoördinatie en bevorderen van kennisdeling binnen het team.
• Voeren van netwerkgesprekken en positioneren van het PMO.
• Aanspreekpunt zijn voor medewerkers binnen deelprojecten.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• In het bezit van IPMA D theorie of Prince2, of bereidheid om deze te behalen.
• Vaardigheden in MS 365.
• Ervaring met diverse projectmethodieken, zoals PSU en projectmatig creëren.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectondersteuner op tactisch niveau.
• Natuurlijke assertiviteit en aanpassingsvermogen aan verschillende communicatiestijlen.
• Vermogen om effectief te beïnvloeden en het grotere plaatje te zien in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3.359,- en € 4.811,- bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 9, HR21 normfunctie medewerker bedrijfsvoering I).
• Mogelijkheid tot plaatsing in een aanloopschaal tot de juiste functionele ervaring is opgedaan.
• Individueel keuzebudget van 17,05% bovenop het salaris, met keuze voor jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling.
• Flexibele werkweek van 32-36 uur, met mogelijkheden voor ADV-opbouw en thuiswerken.
• Kansen voor persoonlijke groei via een digitaal leerplatform.
• Actieve jongerenvereniging en personeelsvereniging.

Over Werkgever

De ProjectmanagementPool (PMP) van de gemeente Groningen levert professionals die interne directies ondersteunen bij het realiseren van hun doelen. De afdeling bestaat uit diverse specialisten, waaronder projectmanagers en procesadviseurs, en fungeert als kenniscentrum binnen het vakgebied. Met een portefeuille van ongeveer 140 projecten biedt de organisatie een dynamische werkomgeving waarin medewerkers de kans krijgen om zinvol werk te verrichten voor de inwoners van Groningen. De gemeente streeft naar een sociale, groene en duurzame omgeving en biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.