Parttime Officemanager

gemeente Alphen aan den Rijn

Samenvatting

De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (BVO) zoekt een parttime Officemanager ter ondersteuning van het managementteam (MT) en collega's in de teams Beleid, Regie en Informatievoorziening. De organisatie is verantwoordelijk voor de informatisering en automatisering van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. De rol omvat taken zoals agendabeheer, notuleren van vergaderingen, archivering van documenten, en administratieve ondersteuning van vergaderingen en bijeenkomsten.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het MT en teamleden in administratieve en organisatorische taken.
• Beheren van agenda's en coördineren van afspraken, inclusief complexe afspraken.
• Voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen (MT, bestuursvergaderingen, stuurgroepen).
• Bewaken van termijnen en archiveren van documenten.
• Beantwoorden en doorzetten van telefoontjes en e-mails.
• Initiëren van procesverbeteringen en het aandragen van goede ideeën.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële of vergelijkbare functie.
• Vaardigheid in prioriteiten stellen en het werken met Microsoft Office 365.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Eigenschappen: sociaal, flexibel, zelfstandig, initiatiefrijk, accuraat en dienstverlenend.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 7 CAO Gemeenten (tussen €2.700,- en €3.831,- op basis van 36 uur).
• Individueel keuzebudget van 17,05% voor onder andere vakantie-uren en fietsfinanciering.
• Pensioenregeling via ABP met een groot deel betaald door de gemeente.
• Flexibele werktijden en faciliteiten voor hybride werken (smartphone en laptop).
• Diverse opleidingsmogelijkheden voor verdere ontwikkeling.
• Uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Over Werkgever

De BVO Rijn en Braassem is sinds 1 januari 2018 verantwoordelijk voor informatisering en automatisering voor de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. De organisatie werkt in twee teams: Functioneel Beheer en Beleid, Regie en Informatievoorziening, en ondersteunt meer dan 1200 medewerkers. De cultuur binnen de BVO is gericht op open communicatie, samenwerking, en een positieve werkomgeving waar ruimte is voor ontwikkeling en innovatie.