Medewerker Secretariaat Stad & Bestuur

gemeente Den Haag

Samenvatting

De functie van Medewerker Secretariaat bij de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) in Den Haag richt zich op het ondersteunen van domeinmanagers en hun teams met administratieve en organisatorische taken. De rol vereist een proactieve, klantgerichte houding en de mogelijkheid om efficiënt te multitasken in een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Slim en efficiënt plannen van afspraken en het overzichtelijk houden van agenda's.
• Organiseren van bijeenkomsten: Regelen van vergaderingen, inclusief reserveringen en digitale links.
• Administratie: Maken van notulen, plannen van personeelsgesprekken, verwerken van ziekmeldingen en regelen van bestellingen.
• Ondersteuning voor nieuwe medewerkers: Zorgdragen voor een warme ontvangst met toegangspassen, systemen en welkomstpakketten.
• Regelen van praktische zaken: Organiseren van bloemen en cadeaus voor collega's.
• Aanspreekpunt: Fungeren als het visitekaartje van de afdeling en bezoekers en collega's vriendelijk te woord staan.

Vereisten

• Mbo-4 werk- en denkniveau.
• 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie (bijvoorbeeld domeinondersteuner of managementassistent).
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken, zoals SharePoint.
• Sterke communicatieve vaardigheden en bewustzijn van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen.
• Organisatorisch sterk en in staat om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.

Arbeidsvoorwaarden

• Een werkweek van 32 tot 36 uur met een salaris tussen €2.700,- en €3.831,- bruto per maand (schaal 7).
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, inzetbaar voor extra verlof of salaris.
• Mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen.
• Diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Flexibele werk- en privébalans met voorzieningen zoals laptop en telefoon.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.
• Werkplek in het stadhuis, centraal gelegen in Den Haag.

Over Werkgever

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) is verantwoordelijk voor beleid en uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid in Den Haag. Met een team van ruim 200 collega's werkt OCW aan belangrijke vraagstukken binnen de Haagse samenleving. De beleidsafdeling Stad en Bestuur biedt een collegiale werkomgeving met een focus op samenwerking en ondersteuning. Het team bestaat uit vier secretaresses die elkaar aanvullen en ondersteunen, wat zorgt voor een dynamische en plezierige werksfeer.