Managementassistent Directeur Fysiek Domein

gemeente Haarlem

Samenvatting

De organisatie zoekt een Managementassistent voor de directeur van het fysiek domein. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur en het team van het directiesecretariaat. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en dat de directeur ontzorgd wordt. Je beheert de agenda, organiseert bijeenkomsten en notuleert tijdens vergaderingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de opvolging van acties en het onderhouden van contacten binnen en buiten de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur van het fysiek domein en het directiesecretariaat.
• Beheren van de agenda en e-mailboxen van de directeur.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief logistieke voorbereiding en verslaglegging.
• Notuleren tijdens vergaderingen en opvolgen van acties.
• Initiatief nemen en advies geven aan de directeur, zowel gevraagd als ongevraagd.
• Schakelen bij onverwachte veranderingen en verschillende belangen inschatten.
• Bijspringen bij andere collega’s waar nodig.

Vereisten

• Minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring op directie- en bestuurssecretariaten is gewenst; minder ervaren kandidaten met een leergierige instelling zijn ook welkom.
• Goede notuleervaardigheden en ervaring met Outlook, Word, IBABS, WhatsApp en sociale media.
• Affiniteit met politieke en ambtelijke verhoudingen, en interesse in onderwerpen binnen het fysiek domein is een pré.
• Zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig kunnen werken.
• Bestand tegen hoge werkdruk, integer en flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week, met een startjaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet in een vast contract.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) over het bruto salaris, dat naar eigen voorkeur kan worden besteed.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De afdeling Bestuur en Communicatie fungeert als schakel tussen bestuur, inwoners en ambtenaren, met een focus op het initiëren en faciliteren van gesprekken met de gemeenschap. Het team bestaat uit vier ondersteuners die elkaars taken waarnemen en samenwerken om het directiesecretariaat efficiënt te laten functioneren. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich thuis voelt. De organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken, met als doel betere dienstverlening aan inwoners en partners.