Managementassistent

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als managementassistent bij de gemeente Amsterdam ondersteun je de directeur en vakgroepmanagers met agendabeheer, verslaglegging van vergaderingen en organisatie van evenementen. Je werkt binnen een team op het secretariaat en draagt bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. De functie is tijdelijk en biedt een kans om bij te dragen aan de digitalisering en databeheer binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en zorgen voor een efficiënte planning van de directeur en managers.
• Voorbereiden van MT-vergaderingen, inclusief agendavoorbereiding en tijdige beschikbaarstelling van documenten.
• Organiseren van evenementen en het regelen van faciliteiten voor bijeenkomsten.
• Communiceren met verschillende afdelingen en verzorgen van correspondentie via diverse kanalen.
• Uitvoeren van administratieve taken, zoals het beheren van functionele mailboxen en het aanvragen van IT-middelen.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers en het verzorgen van attenties voor collega's.

Vereisten

• Minimaal een afgerond mbo-niveau 3 diploma.
• Ten minste twee jaar ervaring in secretariële werkzaamheden, met ervaring in het ondersteunen van meerdere personen en agenda's.
• Uitstekende schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Competenties zoals planningsvaardigheden, omgevingsbewustzijn, initiatief nemen en samenwerken zijn essentieel.
• Vermogen om onder druk te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van ongeveer 6 maanden.
• Ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP en reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Thuiswerkvergoeding en hybride werkmogelijkheden.
• Mobiele telefoon en laptop worden verstrekt.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waar verschillen gewaardeerd worden. Digitalisering is een prioriteit, met investeringen in kennis en competenties van medewerkers. De directie Data is verantwoordelijk voor het beheer en de ontsluiting van gegevens, en werkt aan het verbeteren van de datakwaliteit. De organisatie biedt een omgeving waarin leren en kennisdeling centraal staan, met een focus op innovatie en toekomstbestendige dienstverlening.