Samenvatting

Als Griffiemedewerker / Office Manager speel je een cruciale rol binnen de griffie van de gemeente Delft, waar je ondersteuning biedt aan de gemeenteraad en haar leden. Je bent verantwoordelijk voor informatiemanagement, praktische ondersteuning en de organisatie van de griffie. Dit omvat onder andere de voorbereiding en begeleiding van raadsvergaderingen, het adviseren over procedures, en het beheren van budgetten.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de gemeenteraad in zijn controlerende en volksvertegenwoordigende rol.
• Voorbereiden, begeleiden en opvolgen van bijeenkomsten met inwoners en organisaties.
• Adviseren over en toezicht houden op procedures, toezeggingen, moties en ontvangen stukken.
• Voorlichting geven over de raad en raadscommissies, en het communicatiebeleid beheren.
• Beheren van het budget van de gemeenteraad en de griffie.
• Ondersteunen bij bijzondere instrumenten zoals burgerinitiatieven en referenda.
• Publiceren van vergaderingen op het Raadsinformatiesysteem en zorgen voor digitale ondertekening en archivering.
• Opstellen van vergaderschema's, agendapunten en verslaglegging.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief accommodatie, catering en vervoer.
• Bijhouden van themadossiers en toezeggingen op het raadsinformatiesysteem.
• Registreren van ingekomen stukken en financiële administratie in afwezigheid van een collega.

Vereisten

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur als griffiemedewerker of in een ondersteunende rol.
• Kennis van juridische kaders zoals de Gemeentewet, Kieswet, en Archiefwet.
• Ervaring met raadsinformatiesystemen en vergadermanagementsystemen, of bereidheid deze snel te leren.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid om te kunnen omgaan met pieken in werkdruk.
• Sterke samenwerkingsvaardigheden en een praktische, nauwkeurige werkhouding.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tot maximaal € 4.752,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 9).
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken.
• Individueel Keuze Budget van 17,05% van het salaris, dat kan worden gebruikt voor vakantiegeld, bovenwettelijk verlof of andere uitgaven.
• De functie is beschikbaar voor 32-36 uur per week.
• Deelname aan vergaderingen in de avonduren en een jaarlijks Raadsweekend.

Over Werkgever

De gemeente Delft is een historische stad met een sterke focus op innovatie en maatschappelijke vraagstukken. De organisatie streeft naar ambitie en inzet voor alle inwoners, ondernemers en bezoekers. Het team binnen de griffie bestaat uit acht medewerkers die samenwerken in een collegiale en ondersteunende sfeer. De gemeente is betrokken bij actuele thema’s en werkt hard aan de toekomst van de stad.