Administratief Medewerker / Secretarieel Medewerker

gemeente Zoetermeer

Samenvatting

De Gemeente Zoetermeer zoekt een administratief medewerker / secretarieel medewerker voor de griffie, ter ondersteuning van de gemeenteraad. Deze rol omvat het uitvoeren van diverse administratieve taken in een duobaan voor 20 uur per week, met een focus op het efficiënt laten verlopen van processen binnen de griffie.

Verantwoordelijkheden

De kerntaken van de functie zijn onder andere: - Beheer van de algemene mailbox van de griffie en bewaken van de voortgang van aanvragen. - Verwerken en plaatsen van documenten in het zaaksysteem RxE van Visma Roxit en op het raadsinformatiesysteem (iBabs). - Verzorgen van een dagelijkse mail voor raads- en commissieleden. - Bewaken van het telefoonverkeer en verstrekken van algemene informatie aan bellers. - Agendabeheer van de (plv.) griffier en opvolgen van actiepunten. - Verwerken van facturen en presentielijsten van commissieleden. - Beheren van het archief van de raad en de griffie.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring en/of een relevante opleiding is een pré.
• Bekendheid met standaard kantoorapplicaties.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Klantgerichte en meedenkende houding met het vermogen om verbeteringen te initiëren en realiseren.
• Gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Bereidheid om vakanties alleen op te nemen tijdens de recesperioden van de raad.

Arbeidsvoorwaarden

De functie biedt een contract voor 6 maanden voor 20 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. De mogelijkheid tot deels thuiswerken is bespreekbaar.

Over Werkgever

De Gemeente Zoetermeer is een aantrekkelijke werkgever met een modern personeelsbeleid. De griffie ondersteunt de gemeenteraad, die bestaat uit 39 raadsleden, en speelt een belangrijke rol in het betrekken van inwoners bij de lokale politiek. De griffie bestaat uit een team van negen medewerkers onder leiding van de raadsgriffier en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en ondersteuning van raadsvergaderingen.