Parttime Officemanager

gemeente Alphen aan den Rijn

Samenvatting

De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (BVO) zoekt een parttime Officemanager ter ondersteuning van het managementteam (MT) en de teams Beleid, Regie, Informatievoorziening en Functioneel Beheer. De BVO is verantwoordelijk voor de ICT-ondersteuning van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. De rol omvat agendabeheer, notuleren van vergaderingen, archivering van documenten, en het beantwoorden van telefoontjes en e-mails.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het MT en collega’s in administratieve en logistieke taken.
• Beheren van agenda’s en organiseren van complexe afspraken.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief MT- en bestuursvergaderingen.
• Bewaken van termijnen en archiveren van documenten.
• Beantwoorden en doorzetten van telefoontjes en e-mails.
• Initiëren van procesverbeteringen en het aandragen van ideeën.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële of vergelijkbare rol.
• Vaardigheid in prioriteiten stellen en organiseren.
• Kennis van Microsoft Office 365.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Eigenschappen zoals sociaal, flexibel, zelfstandig, initiatiefrijk, accuraat en dienstverlenend.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 7 CAO Gemeenten (min. €2.700,- en max. €3.831,- op basis van 36 uur).
• Individueel keuzebudget van 17,05% voor onder andere vakantie-uren en fietsfinanciering.
• Pensioenregeling via ABP, met een groot deel door de gemeente betaald.
• Flexibele werktijden en faciliteiten voor hybride werken, inclusief smartphone en laptop.
• Diverse opleidingsmogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
• Uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Over Werkgever

De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (BVO) is sinds 1 januari 2018 verantwoordelijk voor informatisering en automatisering voor de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. De organisatie bestaat uit twee teams: Functioneel Beheer en Beleid, Regie en Informatievoorziening. De BVO streeft naar een positieve werkomgeving met open communicatie en samenwerking, waar medewerkers worden aangemoedigd om te leren en zich te ontwikkelen.