Managementassistent Directieteam Regio Zwolle

gemeente Zwolle

Samenvatting

De Gemeente Zwolle is op zoek naar een managementassistent voor het Directieteam Regio Zwolle. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda van de Secretaris-Directeur en fungeer je als het aanspreekpunt tussen de directeur, medewerkers en externe relaties. Je moet snel kunnen schakelen en prioriteiten stellen bij plotselinge gebeurtenissen. De functie is parttime, met een werkweek van 28 tot 32 uur, en biedt een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de Secretaris-Directeur en ontzorgen waar mogelijk.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de directeur, medewerkers en externe relaties.
• Beheren van meerdere mailboxen en de telefoon beantwoorden.
• Ontvangen en registreren van (digitale) post, inclusief tijdige beoordeling en verwerking.
• Opstellen van conceptantwoorden en zelfstandig afhandelen van verzoeken.
• Verslaglegging van vergaderingen, inclusief het opstellen van actie- en besluitenlijsten.
• Bewaken van termijnen en zorgen voor tijdige plaatsing van vergaderstukken in het systeem.
• Feedback geven en inhoudelijk meedenken over lopende onderwerpen.
• Ondersteunen bij het factureringsproces.

Vereisten

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
• Ruime ervaring als managementassistent.
• Proactieve, hands-on werkmentaliteit en goede multitaskingvaardigheden.
• Inlevingsvermogen en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Professionele en representatieve communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijk sensitief en sterke sociale vaardigheden.
• Zelfstandig kunnen werken, maar ook goed functioneren in teamverband.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

• Parttime functie van 28 tot 32 uur per week.
• Hybride werken met een goede balans tussen thuis en op kantoor.
• Jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• Bruto maandsalaris van maximaal € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek.
• 17,05% bovenop het salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB).
• Goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof.
• Budget voor het inrichten van een thuiswerkplek, inclusief laptop en telefoon.

Over Werkgever

De Gemeente Zwolle is een organisatie die waarde hecht aan samenwerking met inwoners, ondernemers en partners. Zwolle scoort hoog op de kwaliteit van leven en biedt een omgeving waar diversiteit wordt gewaardeerd. De organisatie stimuleert persoonlijke ontwikkeling en biedt ruimte voor het verkennen van interesses en vaardigheden. Werken voor de Gemeente Zwolle betekent bijdragen aan een bruisende en toekomstgerichte regio.