Adviseur Documentaire Informatie Voorziening (Div) (0,8 - 1Fte)

gemeente Vlissingen

Samenvatting

De Gemeente Vlissingen zoekt een Adviseur Documentaire Informatie Voorziening (DIV) voor 0,8 - 1 fte. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en toegankelijk maken van documenten en informatie binnen de organisatie. Je speelt een centrale rol in het implementeren en handhaven van informatiebeheerstandaarden en beleid, en je begeleidt de migratie naar een nieuwe M365-omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Advies & Migratie: Begeleiden van de overgang van netwerkschijven naar de M365-omgeving (SharePoint, MS Teams) en het opstellen van kaders voor informatiebeheer in MS Teams.
• Bewaartermijnen & Vernietiging: Bepalen van bewaartermijnen voor informatiebestanden en zorgen voor tijdige vernietiging of blijvende bewaring binnen systemen zoals het zaaksysteem en SharePoint.
• Digitaal Archiefbeheer: Ondersteunen en adviseren van collega's bij de uitvoering van digitaal archiefbeheer, inclusief vernietiging en migratie naar het e-depot.
• Implementatie & Compliance: Implementeren en handhaven van informatiebeheerstandaarden en -beleid, en zorgen voor naleving van relevante wetgeving zoals de Wet open overheid.
• Rapportage: Rapporteren over prestaties en naleving van documentbeheeractiviteiten aan het directieteam en het college van B&W.
• Procesoptimalisatie: Beoordelen van huidige documentbeheerprocessen en identificeren van verbeterpunten.
• Archivering: Opstellen van een jaarlijkse lijst van te vernietigen stukken en afstemmen met het Zeeuws Archief, inclusief het overbrengen van archieven.
• Overleg & Advies: Deelnemen aan tactisch informatieoverleg met het Zeeuws Archief en adviseren bij de aanschaf van nieuwe applicaties.

Vereisten

• Hbo werk- en denkniveau.
• Analytisch, communicatief vaardig en in staat om zelfstandig te werken.
• Affiniteit met informatiestromen en digitale informatiehuishouding; ervaring met een zaaksysteem is een voordeel.
• Kennis van gemeentelijke processen en organisatiestructuur is een pré.
• Up-to-date kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid is een pré.
• Eigenschappen zoals no-nonsens en creativiteit zijn gewenst.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 0,8 of 1 fte (32 of 36 uur per week).
• Salaris tot maximaal € 4.811 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (functieschaal 9).
• Mogelijkheid tot een salaris van maximaal € 5.313 bruto per maand op basis van functioneren in de uitloopschaal (functieschaal 10).
• Tijdelijk dienstverband voor één jaar met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
• Individueel keuzebudget van 17,05% voor extra salaris, vrije tijd of andere voordelen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken (thuis en op kantoor).
• Jaarlijks budget voor persoonlijke ontwikkeling en reiskostenvergoeding.

Over Werkgever

De Gemeente Vlissingen biedt een dynamische en diverse werkomgeving met een open en prettige werksfeer. Met meer dan 400 collega's is de organisatie niet te massaal, wat ruimte biedt voor nieuwe ontwikkelingen en taken. Er zijn mogelijkheden voor zowel specialisten als generalisten, en de gemeente stimuleert persoonlijke ontwikkeling met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.